仕事が「デキる人」が行っている、今日から使えるビジネスマナーまとめ

2020.12.11

社会人として必要な不可欠なビジネスマナー。皆さんは自信を持ってビジネスマナーが出来ている!と胸を張って言えますか?多くの方が「う~ん」「あんまり…」と答えてしまうのではないでしょうか。

今回は、ビジネスマナーの中でもデキる人が必ず行っているマナーや言葉遣い・気遣いを、今日から使えて、かつ誰でも実践できる簡単なものから解説していきます。ビジネスマナーを通じて、他者と差をつけましょう!

「デキる社会人の基本的なビジネスマナー」

社会には、数え切れないほど多くのビジネスマナーが存在します。まずはその中でも、最も大切な「基本的なビジネスマナー」について確認してみましょう。

第一印象の笑顔

まずは第一印象で大切な、笑顔です。人は9割見た目で決まるといいます。第一印象が悪いと、「この人とは仕事しにくそうだな」「コミュニケーションが取りずらそう」など、マイナスの評価を受けてしまいます。一度マイナスの印象を与えてしまうと、覆すことは簡単なことではありません。

ですので、初対面の人には特に笑顔を意識し、相手が話しやすい雰囲気を作りましょう。

デキる人の笑顔は、常にフルスマイルが徹底されています。

時間厳守・約束を守る

ビジネスで求められる人は、とにもかくにも信用できる人です。時間を守らない人や約束を守らない人が信用されることはありません。1分2分でも、遅刻は遅刻です。許されることではありません。

時間や約束を守らない=相手の貴重な時間を奪ってしまうこと。

必ず時間厳守・約束は守る、を徹底しましょう。

「コミュニケーションと仕事の効率をアップする気遣い」

どんな仕事でも、誰とも関わらないということはほぼ不可能です。

仕事を円滑に進めるためのビジネスコミュニケーションや、マナー・気遣いを確認しましょう。

クッション言葉を使う

デキる人はクッション言葉を上手く使いこなしています。クッション言葉とは、文字通りクッションの役割をする言葉のことで、「恐れ入りますが(少々お待ちいただけますでしょうか)」「失礼ですが(お名前をお伺いできますでしょうか)」などがその代表です。

「この資料届けてくれないか」よりも「手が空いたときでいいから、この資料届けてくれないか」と言われたほうが、言われた側がポジティブな気持ちにになりやすいといわれています。

指示する言葉(やっておいて)のみを多用すると、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性がありますので、クッション言葉を使用しましょう。

業界用語(専門用語)を多用しない

ビジネスの場には、様々な年齢・業界・業種の人がいます。気を付けるべき点は、自分にとって当たり前でも、相手にとっては当たり前ではないということです。例えば「エビデンス」や「アジェンダ」などは、誰にでも伝わるわけではありません。「証拠」や「議題」と言ったほうが、相手に正しく伝わる確立は高いでしょう。

ポイントは、「小学生でもわかる言葉」を使用することです。コミュニケーションのゴールは、相手に理解してもらうこと。業界用語や専門用語はなるべく控え、誰でもわかる言葉に置き換えましょう。

「おさえておきたい敬語と言葉遣い例」

敬語はビジネスマナーにおいて必要不可欠です。間違いやすい敬語や言葉遣いを解説していきます。

一人称は「わたし」「わたくし」

ビジネスの場では、性別に関わらず「わたし」もしくは「わたくし」を使用しましょう。

「オレ」「僕」「自分」といった表現は、カジュアルな印象を与えてしまうので、ビジネスシーンでは原則NGです。

口頭は「御社」、文書やメールは「貴社」

ビジネスシーンでは必須の言葉ですが、間違える人が多い言葉です。口頭の場合は「御社」を、文書やメールなどの書面の場合は「貴社」を使いましょう。文章やメールでも「御社」を使いがちなので、注意が必要です。

謝罪するときは「申し訳ございません」

謝罪の気持ちを示す敬意表現は「申し訳ございません」が適切です。

若手の方に特に多いのが、上司にお叱りを受けた際に「ごめんなさい」「すみません」を使用してしまうことです。こちらの言葉は敬意表現にはあたらないので、ビジネスシーンでは極力避けましょう。

「メールや電話のビジネスマナー」

メールや電話のマナーは、「報連相」にも関わってくる重要なマナーです。一番差が出るといっても過言ではありません。特に重要な部分を見ていきましょう。

メールは必ず返信する

ビジネスメールは必ず返信しましょう。最近、メールを見ても返信をしない人が増えています。社内外関わらず、必ず返信しましょう。デキる人ほど、返信のスピードが速いです。可能であれば、メールが届いた当日中に返信できるようにしましょう。

メールのやり取りを打ち切るタイミングですが、明確な決まりはありません。自分が依頼する側であれば、自分側で終わるようにしましょう。

大切な連絡は電話もしくはメールで行う

会社の遅刻や欠席の連絡は、なるべく電話で行いましょう。LINEでの連絡のみ、というのは会社でそういった決まりがある以外は、やめておいたほうがいいでしょう。デキる人はメールと電話でエビデンス(証拠)を残します。メールをした後に、電話でも伝えることができれば、相手にとって非常に良い印象に繋がるでしょう。

電話でかかってきたら、電話で折り返す

相手から電話がかかってきた場合は電話を返し、メールが送られてきた場合にはメールを返信するのがビジネスシーンにおける基本的なマナーです。同僚やビジネス相手が電話をかけてくるということは、急ぎの用があったり、口頭で伝えたい内容があったりする可能性があります。相手が急用で電話をかけてきたのにも関わらず、メールで返信してしまうと失礼にあたる可能性がありますので、迅速に対応しましょう。

仕事がデキる人になるために

マナーとは、相手を思いやる心。これが絶対、というマニュアルはありません。仕事がデキる人は、相手を思いやる力、相手の立場になって考えられる力が高いといえます。

今回ご紹介したビジネスマナーを活用して、仕事がデキる人になって頂ければと思います。

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