総務担当の新入社員研修の内容についてご紹介

2021.05.10

総務担当の新入社員研修の内容についてご紹介縁の下の力持ちと言われることも多い総務の仕事は、その他の役職に比べると特殊な知識が求められます。そこで、総務として働く社員の具体的な業務内容や、求められる能力、総務担当の新入社員研修ではどのような内容を取り入れていけば良いのかについてご紹介しましょう。
総務担当の新入社員研修内容を考える際に役立ててみてください。

■総務の業務内容と必要不可欠な能力

総務として働く社員には、いくつか必要とされる能力があります。代表的なのは、以下の5つです。

各種問題の発見力

総務は会社をより良くするために存在しているので、問題がある部分はそこを指摘し、改善するためにはどうしていけば良いのか考える必要があります。そのためには、何が問題なのか気づく能力が必要です。
例えば、「業務効率が落ちている」という問題が発生している場合、オフィスが散らかっていて必要なものがどこにあるのかわからなくなっているようなケースもあれば、社員間の情報伝達がうまくできていないケースもあるでしょう。具体的にどのような問題があるのか見つけられる人が総務に向いています。

伝達能力

総務は各部署をまとめる役割があり、部署を跨ぐような報連相も正確に行わなければなりません。そのため、適切なタイミングで、必要な人に情報を伝える能力があることも求められます。伝えるべき事柄をうまくまとめられない方や、回りくどい話し方しかできない方もいるので、新入社員研修で伝える力を身に付けてもらいましょう。
総務が担当することになる仕事は非常に幅広く、それぞれ日程調整や予算の決定、社員・担当者への連絡などが必要になることがあるため、それらをしっかりと管理できる能力が必要です。

管理力

総務の仕事をする方は、文書や各種施設、機器・備品など多くの管理を行わなければなりません。そのため、管理力も求められます。
備品について管理する際には数を調整したり確認したりするだけでなく、状態についても確認しながら必要に応じて古くなったものは新しく発注しなければなりません。管理が不十分で機器が古すぎたり、備品が不衛生な状態になっていたりすると社員のモチベーション低下にも繋がってしまいます。
施設管理については、社員が快適に働けるような環境を整えるのも総務の役割です。照明や空調などにトラブルが発生した場合にはすぐに修理するための手配をする必要があります。また、近年は社員がSNSを通して投稿した文章・画像が問題になることも増えているので、ソーシャルメディアに関する管理も行わなければならないケースが多いです。

法的対応力

会社を安全に運営できるようにサポートするのも総務の役目です。例えば、情報漏えいが発生しやすい社員の入退社のタイミングでは社外秘の資料を外に持ち出さないように厳しく指導しておかなければなりません。それから、いつ発生するかわからない大きな災害に備え、会社で準備しておくべきこと、確認しておくべきことなどについても理解が必要です。

ムードメーカー能力

総務の仕事は各部署同士の橋渡しのような役割があるため、総務は常に明るくふるまわなければなりません。仕事やプライベートで嫌なことがあったからといってイライラしながら各部署を回ってしまえば、会社全体が重い雰囲気になってしまいます。
何があっても「仕事は仕事だ」と割り切れる考え方も、総務に求められる能力の一つです。また、社内行事などを企画して実行するのも総務の仕事なので、これらを盛り上げるコミュニケーション力なども必要になります。

■新入社員向け総務業務の研修内容とは

新入社員向け総務業務の研修内容とは総務担当の新入社員研修として行われることが多いものは、以下の通りです。

  • 総務業務の具体的な仕事内容
  • 総務担当者としての心構え
  • 社内広報、全社スケジュール管理
  • 契約書関連業務
  • 印鑑の種類と用途、管理
  • 配送物(郵便、宅配)の発送・管理
  • 個人情報の管理

総務といっても、具体的にどのような仕事をするのかわからない方が多いので、それぞれの仕事内容について詳しく説明することから始めましょう。まずは総務という仕事の理解度を高めることが重要です。
そのうえでどのような心構えで仕事に取り組めば良いのかを伝えると、自分に求められていることがイメージしやすくなるでしょう。

■総務担当が行うべき研修内容は幅広い

総務担当に対して、どのような新入社員研修を行うことになるのかについてご紹介しました。総務が担当する仕事内容は非常に幅広いため、研修で学ばなければならない事もたくさんあります。未経験の新卒を総務として採用する場合は、事前に総合職を任せて適性を見極めてから任命することが多いのですが、未経験者を直接総務として採用しようと考えているのであれば、新入社員研修にできる限り力を入れたほうが良いでしょう。
どのような総務として活躍して欲しいのかについて事前に良く確認しておくと、研修で力を入れるべき内容についても見えてきます。

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