新卒教育で一番に行いたい「報連相」について

2021.05.31

社会人として働くうえで、必ず理解しておかなければならないのが「報連相(ほうれんそう)」です。新卒社員の中には報連相についてよく理解しておらず、これがトラブルを招いてしまうようなケースもあるので、新卒教育ではできる限り、一番目に行うように心がけましょう。
具体的に報連相とは何か、正しく行わせる際のポイントなどについてご紹介します。

■報連相とは

報連相とは「報告」「連絡」「相談」の略です。どれも業務を円滑に行うためだけでなく、伝え忘れなどのトラブルを防ぐために欠かせません。

具体的には、「報告」とは作業内容がどこまで進んでおり、どこまで完了したのかなどを伝えることをいいます。この先の予定などについても過去の経験などから現状を把握したうえで伝えるのが報告です。

「連絡」とは、報告と同じく作業状況などを伝えることなのですが、報告とは異なり、事実のみを周知してもらう目的で行います。その時々で現在どのような状況なのか、どういった事態が発生しているのかを関係者に知らせる目的で行うものです。

「相談」は、自分だけでは判断できないことが発生したり、業務で行き詰まったりした際に他の人にアドバイスを求めることを言います。問題解決のためにも欠かせないものだといえるでしょう。

これらをしっかり行うことにより仕事が効率化できるだけでなく、様々なトラブル回避にも役立ちます。

■報連相を行わせる際のポイント

実際に新卒社員に報連相を的確に行ってもらうためにアドバイスしたいポイントについてご紹介しましょう。

結論から伝える

あれこれ説明から入ってしまい、結果的に何を言いたいのか、何を伝えたいのかわからなくなってしまうことがあるので、まずは結論から伝えるように指導しておきましょう。先に結論を述べた後、なぜそうなったのか、現在はどのような経過をたどり、どういった状況になっているのかを伝えてもらったほうがわかりやすいでしょう。

目的・対象・事柄を明確化させておく

そもそもなぜ報連相を行わなければならないのかというと、報連相を怠った場合にトラブルやミスにつながってしまう恐れがあるからです。これを防ぐための報連相を実行するには、先に目的を明らかにすることが重要になります。目的とは、何のために報連相が必要になるのか?ということです。
例えば、現状について伝えるだけで十分なケースもあれば、今後の予想や過去のデータなどもあわせて伝えなければならないケースもあります。どのような目的かはっきりさせておけば、何を連絡しなければならないかが見えてくるでしょう。
また、誰に対して報告、連絡、相談をする必要があるのか、対象を明確にすることも重要です。

事実をだらだらと伝えてしまうと、特に重要なポイントがわかりにくくなるので、実際に報連相をする前に、どういった事柄を連絡する必要があるのか整理してもらうことも大切になります。

伝える手段を使い分ける

細かい資料が不要なことや、急いで伝えなければならないことについては口頭による報告が向いています。ですが、報告すべき相手が社外にいる場合などは、電話やチャットツールのほうが向いていることがありますし、ある程度進捗などをデータにまとめて報告する必要があるのなら、資料を作成したうえで伝えたほうがわかりやすいでしょう。
このように、最も効果的に報連相ができる方法、適している方法について理解してもらう必要があります。

■新卒社員に報連相を定着させるためのポイント

新卒社員に報連相を定着させるためのポイント

新卒社員にしっかりと報連相を定着させるためには以下のポイントが重要です。

ルール化の徹底

困った事があったら上司に相談する、就業時間にその日の進捗を報告するなど、明確なルールを定めておくと、新卒社員も報連相が必要なタイミングについて理解しやすくなります。実際に働き始めてからしばらく経てば、自然に判断できることが多いのですが、初めのうちはルールを制定したうえで実践していきましょう。

報連相しやすい環境づくり

わからないことがあって、上司に相談したいけれど声をかけづらい、報告のために電話をしているけれどいつも繋がらないなど、報連相したくてもできないケースがあります。特に上司に声をかけるのはためらってしまうことが多いので、社員同士が普段から積極的にコミュニケーションを取れるように環境を整えましょう。

ビジネスパーソンとしての意識の醸成

報連相ができていなかったために発生するトラブルは非常に多いので、会社の一員として働いているビジネスパーソンである以上、報連相は必須であるという意識を育てることも重要です。
何のために報連相が必要か、行わなかった場合にどのようなトラブルに発展するのかなどを十分に理解してもらうことも、意識の醸成に繋がります。

■報連相の新卒教育は丁寧に行うことが重要

新卒教育で一番に行いたい「報連相」について

報連相とは何か、どのように指導していけば良いのかなどについて解説しました。社内で起こる多くのトラブルは、的確に報連相ができていなかったために発生しています。そのため、新卒教育の中でも特に重視して指導したいポイントだといえるでしょう。
何のために報連相が必要か理解できていないと身が入らない新卒社員も多いので、必要性についても理解してもらうことが大切です。

 

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