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―10月1日- 多くの企業で内定式が行われたことかと思います。

人事の方や経営者の方は来年度への期待に胸が膨らみ、希望に満ち溢れた学生の表情を見て、より一層責任感が増したのではないでしょうか。

ただ、一方で

「初めて内定式を取り仕切った」
「とりあえずやってるけどなんで内定式やってるか全然わからない」
「どんな内定式が結局いいのかわからない」などなど

多くの悩みを抱える方もいらっしゃると思います。

今回はそんな悩みを持つ方へ「記憶にも記録にも残る内定式」についてお話していきます。

目次 

① #そもそも内定式って? 

② #内定式のメリットデメリット 

③ #内定式のコンテンツ 

④ #記憶にも記録にも残る内定式を作るためには  

⑤ #まとめ

では早速見ていきたいと思います。

① #そもそも内定式って

まずはそもそも内定式とは何かについて説明していきます。

内定式とは、「企業が正式に内定を通知する場」のことです。

経団連所属企業は、日本経団連が定めたルール(倫理憲章)によって、10月1日以降にしか正式な内定通知を出すことができません。そこで内々定を出していた学生に対し、「採用内定書」を発行し、それと引き換えに「入社承諾書」を受け取る式典が「内定式」となります。基本的に10月1日に開催するケースが多いです。

ではなぜ内定式を行うのでしょうか。

採用内定書を発行し、入社承諾書を受け取ることだけに注目すれば、内定式をわざわざ開催する必要はありません。

郵送でもできますし、今の時代ならメールでやり取りすることも可能です。

それでもなお、「内定式」を開催する理由には何があるのでしょうか?

そこには、昨今の新卒採用市場の影響があると言われています。

売り手市場と言われている今、学生の中には複数の企業から内々定をもらっている人も少なくありません。

しかしそんな学生も、最終的には入社する会社を決めなくてはなりません。

そこで内定式を開催することで、「入社意志の最終確認」を行ない、
誓約書を交わします。

企業側は学生のグリップを握るため、これを一番の目的として、内定式を実施すします。

② #内定式のメリットデメリット

次に内定式を実施するメリットについて説明していきたいと思います。

採用内定書を渡し、内定承諾書を受け取るだけなら、わざわざ内定式を開催する必要はありません。

内定式を開催するため、会場費や人件費や学生の交通費などさまざまなコストも発生しています。

だからこそ内定式を実施する際には、メリット・デメリットを充分に理解したうえで、効果を最大化する必要があります。

まず、内定式を開催するメリットを3つご紹介します。

①企業理解を深められる

まずは、「企業理解を深められる」ことができます。

内定式では、企業のトップが経営理念やビジョンを語ったり、人事担当者が会社のことを改めて説明したりするので、企業への理解を深めることができます。

特に新卒採用の場合、内定者は基本的に仕事をした経験がなく、どの企業にも属したことがない「白紙」な状態と言えます。色がついていないからこそ、企業の文化を浸透させやすいともいえます。

このように企業理解を深められることに加え、企業文化を早い段階から浸透させることができることも、内定式を実施するメリットと言えます。

②社員と内定者の距離を縮められる
2つ目は、「社員と内定者の距離を縮められる」ということです。

内定式は、内定者と社員が直接顔を合わせられる貴重な機会です。

内定者の表情を見ながら、社員からのメッセージを発信したり、入社までにしておいてほしいことや入社後に期待することを伝えることができます。

また、内定者からの質問など生の声を聞くことで、相互理解を深められるだけでなく、一体感を高めるという効果もあります。

内定者同士がコミュニケーションを取ることができるのも魅力と言えます。

③内定者の不安を払拭できる
3点目は、「内定者の不安を払拭できる」ということです。

学生にとって、就職先を決めるというのは人生の一大イベントです。

近年では、採用活動の開始時期が早まり、内定から入社までの期間が長期化することによって、内定後も不安を感じる学生が増えています。

学生は内定が決まった後も、翌年の入社までにさまざまな不安を抱いています。

「もっと他に良い選択肢がないだろうか」「自分が本当に活躍できるだろうか」など揺らぐ方もいるでしょう。

だからこそ内定式を開催し、学生たちに励ましのメッセージを伝えたり、活躍している社員の姿を見せたりすることで、内定者の不安を払拭できるという効果を期待できます。

次にデメリットを2つご紹介します。

①人件費や会場費などのコストがかかる
まずは、コスト面の問題です。

内定式を開催すると会場費や人件費や学生が遠方からくる場合は交通費も必要になります。

さらに懇親会を行なう場合は、その費用も準備しなければなりません。

学生と企業側が直接顔を合わせる貴重な場なので手を抜くのも難しく、
一定のコストがかかってしまいます。

②内定式後に採用した学生との差が出る
2つ目は内定式後に採用した学生との差が出る、という問題です。

内定式を実施するのは、一般的に10月1日以降です。

通年で採用活動を行なっていたり、内定式以降も採用活動を継続したりしている企業の場合、

内定式後に採用した学生にはフォローの場となる内定式がありません。

そういった場合、内定式に出た社員と出ていない社員の間に。企業理解度やモチベーション、意識度合に差が生じてしまうという可能性があります。

以上がメリットとデメリットです。

メリット・デメリットを踏まえた上で、内定式の効果を最大化していきましょう。

③ #内定式のコンテンツ

内定式を開催するにあたって、一番頭を悩ませるポイントは内定式のコンテンツではないでしょうか。

ここからは、内定式のコンテンツについて説明していきます。

○内定証書(採用内定書)の授与
まずは「内定証書(採用内定書)の授与」です。

内定者の人数にもよりますが、一人ひとり名前を読み上げて授与するケースもあれば、代表者を決めておいて受容するケースもあります。

○社長・役員からのあいさつ
続いて「社長や役員からのあいさつ」です。

内定者に向けて、社長や役員、人事からのあいさつを行なうこと多いです。

あいさつの内容は企業によってそれぞれですが、新しい仲間に対する歓迎のメッセージ、入社後に期待すること、残りの学生生活でやっておいてほしいことなどを話すことが多いです。

○事業内容の説明
内定者に対して、改めて事業内容を説明する企業もあります。

就職活動中に企業研究をしているとはいえ、事業内容や業務内容の理解がまだまだ不十分なケースもあります。

社会人として働くことを意識づけるため、改めて詳しい説明をしたり、職場見学をしたりすることがあります。

○内定者の自己紹介
内定者にとっても、他の内定者に会うのはこの日が初めてということも多いです。

そのため内定者の自己紹介を内定式で行なうこともあります。内定者にとっては自分のことをアピールできる良い機会ですし、一緒に働く同期を知る場として有効です。

人事担当者としては、内定者が入社後に活躍できるよう、一人ひとりの考えや想いをしっかり受け止め、タイプを見きわめる機会としても活かせるのではないでしょうか。

○内定者懇親会
内定者懇親会も、内定式の定番のコンテンツとなっています。

社長や役員からのあいさつ、事業内容の説明、自己紹介などを通じて、内定者一人ひとりのモチベーションも上がっているでしょう。

そのタイミングで同期となる内定者同士で話し合うことによって、自社に対するロイヤルティを向上させることができるでしょう。食事会や立食形式の懇親会など、形式はさまざまです。

○先輩社員との交流会
内定者懇親会と同時に行なうこともありますが、先輩社員との交流会を行なうことが多いです。

ここで大切なのが、内定者が「こんな先輩みたいになりたい」「こんな風に成長できるんだ」と感じられるロールモデルとなるような人材に参加してもらうことです。

内定者の年齢に近い若手の活躍社員に参加してもらえるよう、予めスケジュールをおさえておきましょう。

他にも、最近はユニークなコンテンツを実施されている企業様もいらっしゃいます。仮装パーティー形式にしたり、バンジージャンプを飛んだり、内定式の形も様々です。

④ #記憶にも記録にも残る内定式を作るためには  

次に「記憶にも記録にも残る内定式」を作るために大切な2つのことを説明していきます。 

①目的の明確化
学生から社会人になる境目ということもあり、今後に対して不安を抱えている人も多いです。

なので何を目的に、どんな不安を払拭するのかを定めておく必要があります。

まずは、改めて「内定式」を実施する目的を明確にすること。何のために内定式を実施するのかを考えましょう。

自社の将来を担っていく内定者たちが何に不安を感じているのかをじっくり考え、その不安を払拭するとともに、彼らにかける期待をしっかりメッセージとして発信していくことが重要です。

②コンテンツが重要
目的を見直すことによって、実施するコンテンツも変わっていきます。

特にオンライン内定式などを実施する場合、会社側から一方的に発信するだけのコンテンツになってしまうと、内定者のモチベーション向上を図ったり、相互理解を深めたりすることが難しくなります。

たとえば、社長からのメッセージを対話形式に変更してみる、研修も座学からワークへと移行してみる、企業理解を深めるための資料を動画化するなど、新しい時代にマッチした内容に見直していくことが必要です。

⑤ #まとめ

ここまで内定式についてお伝えしました。

まずは、内定式の目的を見直すことで、
「自社はどのようなコンテンツが適しているのか?」考えていく必要があります。もしかしたら格式を高くする必要がないかもしれません。

自社でしか体験できない「記憶にも記録にも残る内定式」

それぞれ、独自の内定式をデザインし、内定者に「この会社に決めてよかった」と思ってもらえるようにぜひ、今一度内定式を見直してみてはいかがでしょうか。

今回は以上です。

お読みいただきありがとうございました!

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