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社員研修の費用は経費に計上できる?「教育訓練費」とは?社員研修を行う際は何かと費用がかかるものではありますが、経費として計上することが可能なものがあります。該当する経費のある場合は、忘れずに計上するようにしましょう。 どういったものが経費として認められるのか、気になる勘定科目や仕分けはどうすれば良いのかについて解説します。

■社員研修の費用は経費に計上できるのか?

ひと口に社員研修といっても、様々なものがありますが、業務を行ううえで必要になる研修を行ったのであれば、経費として計上することが認められています。例えば、ビジネスマナー研修や業務をするうえで必要になる知識・経験などを学ぶための研修などは、経費として認められるので、しっかり計上しましょう。 それから、研修旅行にかかる費用も対象となります。なお、金額については上限がありません。

■経費として計上できる社員研修と、できない社員研修

社員研修でかかった費用は、必ずしもすべて経費として認められるわけではありません。どのようなものが計上できるのか、できないのかについておさえておきましょう。

経費として計上できる社員研修

経費として認められるか判断する際に重要なポイントになってくるのが、「直接仕事に必要」かどうかです。その研修を行わなければ業務に差し支えるようなものや、研修を行うことにより業務を効率よく行えるようになる研修は、経費として計上できる社員研修といえます。 研修の形は特に問われないので、外注で講師を招いたものはもちろんのこと、社員が集まって行う集合型研修、教材での実習なども対象です。 研修旅行についても同じで、業務に必要になる知識を学んだり、体験したりするために行く旅行や、業務に関連することの視察旅行も経費の対象となります。ただ、研修旅行の場合は、プラスして以下の2つを満たしていなければなりません。

  • 4泊5日以内の旅行(海外旅行は外国での滞在日数が4泊5日以内)
  • 社員の50%以上が参加

また、研修を行うにあたり資料を用意するためにかかる費用や役職員の人件費、食事の費用なども認められるので、とても自由度が高い経費だといえるでしょう。

経費として計上できない社員研修

認められないのは、業務とは関係のない研修を行った場合にかかる費用です。 例えば、現在経理とは関係ない仕事に就いている社員が「何かスキルアップにつながる研修を受けたい」と経理に関する資格取得のための研修を受けたとしても、現在の仕事とは直接的に関係がないので、経費としては認められません。 また、研修旅行の中には、仕事に関する研修も観光も行うような場合がありますが、この場合は仕事に関する研修とは関係ない部分のみ経費から差し引く形で対応可能です。どこまでが認められるかについては顧問税理士、顧問会計士と相談して確認したほうが良いでしょう。

■社員研修の勘定科目や仕分けについて

社員研修の勘定科目や仕分けについて経費になるもの、ならないものがわかったら、次は経費になるものが何に仕分けされるのかみていきましょう。

社員研修の勘定科目は「教育訓練費」

基本的に社員研修の勘定科目は教育訓練費に分類されることになります。年度によって勘定科目が変わらないように統一しましょう。 ただし、教育訓練費には仕分けできないものがあります。例えば、以下が一例です。

  • 研修会場に向かうための交通費や宿泊費…旅費交通費
  • 当日の食事代や懇親会費…接待交際費
  • 研修のために必要な書籍などの購入費…新聞図書費

こちらも、「直接仕事に必要」かどうかで考えるとわかりやすいです。

社員研修の仕分け

例えば、5月1日に従業員にセミナーを受講させたとしましょう。参加費用は税込5,000円で、セミナーの当日に現金で支払ったとすると、以下の仕分けになります。

日付 借方 貸方 摘要
5月1日 教育訓練費 5,000円 現金 5,000円 セミナー費用

ここでは教育訓練費としましたが、会社によっては研修費とするケースもあります。

合宿研修

合宿研修も経費として認められます。ただ気をつけなければならないのが、すべてまとめて教育訓練費として考えるのではなく、きちんと研修費と交際費を分けて考える必要があるということです。 例えば、会議室の使用料や交通費、宿泊費などに関しては研修費ですが、社員同士のコミュニケーションのため夜に懇親会を開いたような場合、こちらは交際費に該当します。それぞれ領収書を分けてもらうようにしてください。

■費用はミスなく計上することが大切

研修に関する費用は経費として認められるものが多いのですが、税務調査が入った際には、具体的に何に対して費用がいくらかかったのか、明確に説明できる状態にしておかなければなりません。 研修費用は経費として認められるらしいから、何でもかんでも経費にしておけば良いだろうと適当に仕分けしてしまうと、あとから明確な説明ができずに困ってしまうこともあるので、十分に注意しておいてください。毎回同じ科目で仕分けすることが大切なので、このあたりのルールも統一しておきましょう。

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