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新入社員の仕事の進め方を効率的にするには？

2021.04.25

能力や経験がゼロに等しい新入社員は、最初は仕事の進め方に苦悩をします。なかなか効率的に業務を進めることができず、苦戦をする場面が多いでしょう。
そこで、今回は効率的に業務を進めるにはどのような事に気を付けなければならないのか、ポイントをお伝えします。

目標・目的・期限の設定しよう

まず、適切な目標設定が大切です。「一人前になる！」「成長する」これでは曖昧すぎて、具体的な行動に移すことができません。
曖昧な目標は曖昧な行動しか生まず、結果的に、思い描いた像にたどり着けないことがほとんどです。
その為、“いつまでに””何を達成するのか”この2つの設定が必要です。

例えば、「12月31日までに売上1,000万円を達成する」これは期限もきちんと区切ってあり、1,000万円達成するという明確な基準も設定できています。
このように、最初のステップとしては明確な目標設定を行い、次の行動にスムーズに移せるように準備をしましょう。

仕事・タスクを整理しよう

きちんと自分の中で腑に落ちる目標を立てた後は、そのために何をしなければならないのか、見える化をしましょう。
書き出し、可視化をすることで、どのようなタスクがあるのか自身で把握することができます。
いきなり思い付きで仕事を進めると、優先順位を間違え、結果的に非効率になります。
業務を洗い出すことで、まず何から着手すべきなのか整理をすることができます。

優先順位をつけよう

仕事・タスクが整理できたら、作業の重要性と緊急度合いに応じて、どのようなスケジュールで仕事を進めていくのか道筋を立てましょう。
緊急度の高いものからスケジューリングをして仕事を進めますが、この時、頭の中でスケジューリングをすると、必ず漏れが出ますので、無料の管理アプリ（TORELLOなど）を活用するのがお勧めです。
優先順位のつけ方に悩んだり、仕事の進め方に迷ったときは、すかさず上司に確認をしましょう。
迷わなくても上司に、適宜進捗を共有するのも大切です。

予定・計画を実行しよう

優先順位をつけ、スケジューリングができたら、実行あるのみです。
行動をするときのポイントは、最初から100点を目指さないことです。
最初から完成形を目指そうとしてもそうはいきません。まずはできることからスモールスタートをして、徐々にできることを増やしましょう。
また、実行内容の中身は、自己研鑽要素の入ったタスクもあるかと思います。

例えば、「営業の質を高める」などです。
このようなタスクはどのような行動をするべきか曖昧なため、肝心な行動に至らないケースが多いです。
ですから重要なことは、「営業の質を高める為にどのような行動をするか」となります。
例えば、「毎週月、水は17時から上司に頼んで10分ロープレに付き合ってもらう」というように、いつ、だれと、何をするのか明確に考えることで、行動へと移しやすくなります。

改善・効率化しよう

また、計画を実行するときに気を付けたいこととしては、長い間同じ行動を繰り返さないことです。
停滞せず、常に前に進むためにPDCAサイクルを回し続けましょう。
予定していたタスクがなぜ実行できなかったのか？
計画に無理はなかったか？
日ごと、週ごと、月ごとに改善をすることで、レベルアップを図ることができます。
行き詰った時は、周囲からのフィードバック、アドバイスも取り入れ相談をすることで、業務の質を向上できます。

わからないことは徹底的に調べよう

ただ、何でもかんでも聞いていると、だんだん上司の表情が曇り、終いには怒られることとなります。
では、どうすればいいのか？
前提として、基礎の知識は身につけましょう。
知識がないと、検索時間、聞かなくてもわかる質問を周囲に質問をすることで、自分、ひいては周囲の時間を奪うこととなり、業務をスムーズに進めることができません。
まずは仕事に必要な知識を身につけ、イレギュラーな対応や、基礎とは少し違う応用面で、上司の力を借りるようにしましょう。

まとめ

今回は、新入社員の仕事の進め方を効率的にするには？についてポイントを記載しました。
新入社員として仕事を進めるうえで大切なポイントを記載しておりますので、新入社員の方は是非、記載ポイントを踏まえて業務を進めてください。
仕事を進めるうえで、上司に聞きづらい、力を借りにくいと、なかなか周囲を巻き込めないと、そのぶん成長は遅くなります。
積極的に上司の力を借りながら仕事を進めるようにしましょう。